Безопасное масштабирование строительной компании🏗️: Контроль объектов в Битрикс сократил 68% потерь материалов, штрафов за нарушения сроков и ТБ для миллиардного бизнеса
Читайте статью до конца, отправьте её своим топ-менеджерам!
В апреле 2024 года к нам в компанию обратился директор развития компании, Евгений, которая занимается строительством “под ключ”, продажей частных домов, с целью описания и систематизации текущих бизнес-процессов, а также автоматизации их с помощью функционала Битрикс24.
С компанией мы уже успешно развивали CRM систему, отдел продаж, в Битриксе, однако в этом кейсе мы поговорим про проектное управление для среднего бизнеса.
Уже пытались!
У бизнеса уже был опыт работы с Битриксом, до начала работы с нами – однако система была настроена некорректно и не закрывала потребности руководства компании и среднего менеджмента.
Компания не использовали даже 20% потенциала Битрикс24 для автоматизации их отдела производства, контроля и финансов, поэтому было принято решение найти интегратора, который комплексно закроет все пробелы и запросы компании, вместе с продажами.
Компания не использовали даже 20% потенциала Битрикс24 для автоматизации их отдела производства, контроля и финансов, поэтому было принято решение найти интегратора, который комплексно закроет все пробелы и запросы компании, вместе с продажами.
На первой встрече-консультации наш бизнес-аналитик рассказал о подходе к реализации проекта, что работу мы начинаем с комплексного аудита, в результате которого составляем подробное техническое задание(прикладываем к договору) - дорожную карту развития и автоматизации системы продаж на несколько шагов вперед.
В предпроектном задании мы фиксируем задачи, сроки, риски и результаты проекта, к которым мы по итогу должны прийти. Благодаря такому заданию заказчик максимально прозрачно и на берегу видит, какая работа будет выполнена, в каком объеме, какова ее стоимость, и к какому результату мы в итоге придем после завершения проекта.
В 80% случаев, у компании не с первого раза получается внедрить нужную систему, обеспечить работу сотрудников с ней. Происходит это по нескольким причинам:
1
Саботаж сотрудников(Они боятся, что система внедряется для их контроля)
2
Неподходящая работа системы бизнес-процессам компании
3
На заполнение проектов уходит много времени, сотрудникам лень это делать
4
Выбрана неверная система на старте: Вместо Битрикс, внедряют Trello для бизнес-процессов, или внедряют Битрикс для учета финансов, вместо специализированных программ – Finolog или 1С.
Что делать, если сотрудники против CRM?
Мы понимаем эту проблему, нашли ее решение и упаковали его в PDF файл: Что делать, если менеджеры боятся внедрения CRM / проектной системы? Скачайте PDF файл бесплатно прямо сейчас в нашем Telegram боте:
Самым первым шагом – мы предложили провести аудит с командой клиента, чтобы понять закрывает ли наше решение все потребности и запросы их компании, и стоит ли продолжать сотрудничество по внедрению CRM системы именно с нашей компанией.
⚡️Особенно важно:
Мы провели встречи со всеми уровнями сотрудников – ТОП-менеджментом, ИТР, и линейными сотрудниками(бригадирами) – это позволяет четко понимать потребности каждого из уровней работников. Часто бывает, что систему спускают сверху вниз: Генеральному директору понравилась та или иная программа, и все сотрудники вынуждены с ней работать. Мы меняем такой подход, тем, что узнаем мнение персонала на всех уровнях организационной структуры.
В системе будет работать более 60 человек, именно поэтому все изменения должны проходить с четким пониманием плана работ, с разработкой понятной и прозрачной стратегией для руководителей.
Компания выделила ряд задач на автоматизацию в рамках ведения, контроля и согласования каждого строящегося объекта, которые нам предстояло решить:
Задачи на автоматизацию:
01.
Оптимизация продаж
оптимизировать и оцифровать текущий бизнес-процесс продаж в компании и перенести его в Битрикс24 в виде воронок проектов;
02.
Построение системы
разработать комплекс действий со стороны CRM системы в связке с другими инструментами, для максимально эффективных и прозрачных взаимоотношений сотрудников между собой и с клиентами;
03.
Обучение сотрудников
обучить персонал корректной работе в CRM системе;
04.
Статистика работы, расчет З/П
выстроить прозрачную аналитику по работе сотрудников, начислению заработной платы, в зависимости от проделанной работы;
05.
Коммуникации команды
объединить все источники коммуникации сотрудников разных уровней в одном месте;
06.
Автоматизация ведения проектов
настроить автоматизацию на этапах строительства объектов для минимизации человеческого фактора при работе с документами, закупками, контролем, актуализации и сдачи проектов.
Основные сложности масштабирования, которые собраны в процессе проведения Аудита с персоналом, руководителями клиента.
Оставьте заявку на проведение исследования процессов в вашей компании прямо сейчас! Напишите «Хочу аудит» в личные сообщения Telegram
Как понять, что вашему строительному бизнесу нужен контроль проектов? Ответьте на следующие вопросы – мы их используем для диагностики проблемных зон в процессах клиентов:
– Как вы сейчас ставите задачи сотрудникам/руководителям?
– Как происходит сейчас контроль выполнения поставленных задач сотрудниками / руководителями?
– Какие основные материальные потери несет компания, которые можно избежать?
– Как сейчас происходит коммуникация между сотрудниками? Чаты / оффлайн / телефон?
– Всегда ли вовремя, в полном объеме создаются, хранятся необходимые юридические / технические документы в проектах?
– Как устроено обучение сотрудников? Есть ли корпоративная база знаний?
– Как происходит сейчас контроль выполнения поставленных задач сотрудниками / руководителями?
– Есть ли KPI у сотрудников? От чего он зависит? Как отслеживаете его выполнение?
– Какие основные материальные потери несет компания, которые можно избежать?
– Как сейчас происходит коммуникация между сотрудниками? Чаты / оффлайн / телефон?
– Всегда ли вовремя, в полном объеме создаются, хранятся необходимые юридические / технические документы в проектах?
– Как устроено обучение сотрудников? Есть ли корпоративная база знаний?
Если хотя бы в 3-ех пунктах вы сомневаетесь – обязательно записывайтесь на аудит процессов – ссылка будет ниже в статье! Кстати, ответить на эти вопросы очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.
Реализация проекта ведения объектов компании в Битрикс24 с авто-контролем всех этапов.
Первый бизнес-процесс, который мы описали и реализовали в виде воронки в Битрикс24, - связан с течением типовых проектов.
Работа с клиентскими этапами – каждый объект начинается с согласования проекта, рассчета сметы, подготовки документов.
На каждом этапе согласования проекта создаются задачи ответственным сотрудникам, руководителям. Шаги, связанные с подготовкой документов, подразумевают автоматическую генерацию юридических документов – теперь сотрудники не будут забывать, лениться готовить акты, согласования, договора, которые обеспечивают безопасность и стабильность бизнеса.
После получения оплаты – автоматически создается проект в Битриксе – по заранее подготовленному шаблону, куда попадают все ответственные сотрудники.
Проектная автоматизация позволяет сделать жесткую систему, которая не допускает совершать человеческие ошибки, за счет запрета на перемещения между этапами, без указания всех необхиодимых условий, полей в карточке проекта.
Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.
Тем самым, мы решили сразу несколько задач клиента:
Теперь бригада не может приступить в работу, без подписанного документа о технике безопасности – руководителям больше не нужно проверять вручную факт его наличия.
Тоже самое происходит при передаче Установочного листа, доверенности по закупке строительных материалов. Такая воронка проекта уже закрыла 30% поставленных задач.
Подключение и настройках корпоративного портала – решила еще 1/3 задач, поставленных перед стартом работ:
Если в проекте случается форс-мажор, обновления технической документации — это сразу видно в Битрикс24. Такая прозрачность позволяет быстро устранять «заторы» и выполнять вовремя свои обязательства перед клиентами.
Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.
Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.
Теперь все обновления, фотографии хода проектов видны всем сотрудникам, которые относятся к конкретному проекту – что ускоряет коммуникацию между коллегами, отделами в процессе работы.
Обеспечение финансовой безопасности компании при масштабировании
В процессе работы, у сотрудников часто возникает необходимость согласования денежных затрат, закупки материалов, оплаты бригадам – обычно такие действия согласовываются хаотично – что может привести к потери прозрачности финансовых потоков бизнеса, к тому же, дает место для обманов, воровства среди сотрудников(с каким сожалением, мы это признаем).
Для обеспечения автоматизации и этого процесса – в Битриксе было настроено автоматическое создание, контроль и утверждение исходящих платежей с финансовым директором / руководителем проекта.
К тому же, мы создали бизнес-процесс закупки / приемки материалов – что позволяет четко стандартизировать важнейший этап работы с финансами компании. После этого, больше не возникает ситуаций, когда проектный менеджер примет меньше / другие материалы, чем были заказаны.
Отделы производства, продаж, юридической службы, финансов, проектировщиков – теперь все имеют доступ в корпоративный портал, пользуются инструментом задач и календаря для поручений и заданий, а также живой лентой для коммуникаций между собой и диском для хранения данных.
Результаты проекта
После сдачи проекта с компанией мы не прощаемся! Ещё в течение 2 месяцев мы выстраиваем аналитику, с построением дашбордов с показателями эффективности работы сотрудников, отделов + бесплатно сопровождаем компанию, консультируем по всем возникшим вопросам и вносим необходимые правки в работу системы.
Нам важно не просто внедрить Битрикс24, а научить сотрудников и руководство эффективно работать в ней.
Самое главное, что компания лишилась риска дополнительных трат при оплате штрафов за нарушение сроков строительства и сдачи проектов. К тому же, теперь минимизированы случаи потери денег из-за халатной и невнимательной приемки материалов.
Общая сумма сохраненных средств составила более 60% с момента внедрения проекта!
Общая сумма сохраненных средств составила более 60% с момента внедрения проекта!
Оставьте заявку на проведение исследования процессов в вашей компании прямо сейчас!
🤘Напишите "+" мне в личные сообщения 👈
Почему это важно?
Исследование – это полноценный продукт нашей работы. Его вы уже можете применять для возведения проекта работы Битрикс24. Это не просто текст.
Мы готовим четкие рекомендации, защищаем перед вами внедрение того или иного функционала, создаем план развития системы автоматизации и масштабирования именно вашего бизнеса.
Разрабатываем и прикладываем техническое задание к договору. Сделаем сразу, как нужно.
Благодаря аудиту, мы сокращаем риски неправильно настроенной и выбранной системы управления бизнесом. По нашим наблюдениям, проекты, которые начинаются с исследования процессов – в итоге получаются на 20% дешевле тех, в которых мы приступаем к автоматизации сразу.
Вы точно поймете, что в вашем бизнесе мешает быстрому развитию. Наконец, узнаете, как работают ваши сотрудники.
После защиты аудита, большинство руководителей отмечают, что информация помогает лучше понять, какие процессы в производстве, продажах, найме являются неэффективными, нелогичными. К тому же, всегда полезно актуализировать данные о функционировании основных отделов бизнеса.